КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

Процесс коммуникации

Определение

Под коммуникационным процессом понимается обмен информацией между отдельными людьми или же группой лиц.

Основной целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания отправленного сообщения.

Основные элементы процесса коммуникаций

В процессе информационного обмена выделяют четыре ключевых обязательных элемента (таблица 1):

• отправитель;
• сообщение;
• канал передачи информации;
• получатель.

Таблица 1 – Ключевые элементы процесса коммуникаций

Отметим, что сам процесс коммуникации состоит из большего количества этапов и элементов.

У отправителя изначально рождается идея, продумывается то, какую мысль следует донести до получателя, каким образом и почему это должно быть воспринято. К примеру, если осуществляется передача информации о представлении потребителю нового товара, то определяется, что надо ему знать о товаре, почему этот товар ему нужен и какую пользу принесет этот товар.

Итак, обрабатывая идею “под конкретного получателя”, рождается информация, которую надо представить в каком-то виде или, иными словами, произвести кодирование. Кодировка – это перевод информации в символы, слова, интонацию, жесты.

К примеру, если необходимо объяснить, как новое оборудование работает, можно это сделать или устно, или написав определенные инструкции. Если процесс работы сложен, то второй канал коммуникации станет более эффективным, в особенности если он подкрепляется наглядной информацией.

Конфигурация коммуникационных сетей

Выбор средств сообщения не должен быть ограниченным единственным каналом. Зачастую желательно применять в сочетании два или более средств коммуникации. Это может эффект восприятия усилить и исправить недостатки какого-либо одного канала.

Важный фактор, влияющий на коммуникационный процесс – это организационный аспект конфигурации коммуникационных сетей.

Централизованные информационные потоки типа “колесо”, радиальная характеризуется тем, что один член группы всегда находится на пересечениях всех направлений общения. Понимание данных типов коммуникационных сетей важно с целью определения властных полномочий и социальных позиций внутри группы.

На практике выбор той или иной сети коммуникаций определен задачами и целями, перед группой стоящими. Если требуется совершенствование коммуникационной системы, то следует начать с анализа сетей коммуникации.

Передача информации получателю представляет собой физическое доведение до получателя информации, которую очень часто принимают собственно за весь процесс коммуникации.

Фактически это является процессом организации доступности информационного сообщения и информации. В организации такой процесс обеспечивается офис – менеджерами, секретарями, курьерами или электронными средствами.

Получатель (к примеру, начальник) должен увидеть, услышать и понять то, что сообщают ему.

Процесс передачи информации является неполным без получения (контроль) и интерпретации обратной связи. У получателя после получения сообщения возникает реакция, которая характеризует то, как сообщение было понято.

Получатель производит действия, которые также должны быть декодированы, но уже самим отправителем. При этом возникает обратная связь, позволяющая процесс передачи информации контролировать и корректировать.

Обратная связь повышает эффективность коммуникационного процесса в целом и позволяет шум в канале компенсировать. Шумом называется то, что смысл передаваемой информации искажает.

Это может быть чисто механическая неисправность (плохое качество печати), образовательные различия участников процесса, разница в восприятии и т. п. Шум практически всегда присутствует, поэтому руководителю следует знать возможные источники шумов и способы устранения их.

Этапы коммуникации

В процессе обмена информацией отправитель и получатель проходят ряд взаимосвязанных этапов. Задача их – составить сообщение и использовать для его передачи канал так, чтобы исходная идея обоими сторонами была понята и разделена.

Это довольно трудно, поскольку каждый этап одновременно является точкой, в которой может быть искажен или полностью утрачен смысл.

Хотя часто процесс коммуникаций завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение этапов его, их анализ помогает выявить проблемы, которые могут в различных точках его возникнуть.

Взаимосвязанные этапы коммуникации таковы:

1 этап – зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулировки идеи и отбора информации. Некоторые попытки обмена информацией уже здесь обрываются, в самом начале коммуникации. На данном этапе следует понять, какое сообщение вы хотите транслировать, а также оценить уместность и адекватность ваших идей с учетом некоторой ситуации и целей коммуникации.

2 этап – кодирование и выбор канала. Прежде чем передавать идею, отправитель должен с помощью смысловых знаков и символов закодировать ее, использовав слова для этого, интонации, жесты. Такое кодирование идею превращает в сообщение.

Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с видом символов, использованных при кодировании. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, электронная почта, видеоконференция. Если канат для физического воплощения символов непригоден, передача невозможна.

Так, например, визуальное изображение по обычному телефону невозможно передать. Если канал не слишком соответствует зародившейся на первом этапе идее, обмен информацией будет менее эффективным. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом. Желательно использовать сочетание нескольких каналов коммуникации.

Процесс при этом, усложняется, безусловно, так как отправителю приходится устанавливать последовательность использования данных средств коммуникации и определить временные интервалы в последовательности передачи сообщений.

Исследования тем не менее показывают, что одновременное использование комбинированных средств обмена визуальной, устной и письменной информацией эффективнее, чем, обмен только визуальной или письменной информацией.

3 этап – передача. На этом этапе отправитель использует каналы для доставки получателю сообщения. Речь идет о физической передаче сообщения, технических составляющих процесса взаимодействия, которые многие по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, передача является только одним из этапов, через которые надо пройти, чтобы идею донести до другого лица.

4 этап – декодирование. По результатам передачи сообщения отправителем получатель его декодирует. Декодирование представляет собой перевод символов отправителей в мысли получателей. Если символы имеют то же смысловое значение для получателя, что и для отправителя, то адресат будет знать, что именно отправитель имел в виду, когда его идея формировалась.

Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться. Однако в силу ряда причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению.

С точки зрения инициатора коммуникации, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Источник: https://spravochnick.ru/menedzhment/kommunikacii_resheniya_i_konflikty/process_kommunikacii/

Коммуникационный процесс, понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Коммуникационный процесс представляет собой процесс обмена информацией между двумя или большим количеством людей. Цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении передачи и понимании информации, которая является предметом обмена. Коммуникация не состоялась, если взаимное понимание не достигается, из чего следует вывод, что обе стороны в ней играют активную роль.

Коммуникационный процесс является процессом взаимодействия совокупности элементов. В коммуникационном процессе выделяют четыре базовых элемента:

Сообщение – это непосредственно информация.

Отправитель – это лицо, которое генерирует идею либо собирает информацию и передает ее.

Адресат (получатель) – это лицо, которому информация предназначена и которое трактует ее.

Канал – средство передачи информации. Каналами могут быть:

• компьютерные сети,
• устная передача, 
• электронная почта, 
• совещания, 
• отчеты, служебные записки, 
• письменная передача, 
• телефонные переговоры.

Этапы коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс обмена информацией состоит из взаимосвязанных этапов.

1. Отбор информации или зарождение идеи.
2. Выбор канала передачи информации.
3. Процесс передачи сообщения.
4. Процесс интерпретации сообщения.

Пример

Генеральный директор торговой организации решил на совещании обсудить с управляющими магазинов вопрос о текущем состоянии и направлениях улучшении качества обслуживания населения.

В этой ситуации:

• генеральный директор является отправителем, у которого зародилась идея; 
• информация о текущем состоянии и направлениях улучшении качества работы – сообщения;
• совещание – канал передачи информации; 
• получатели – руководители магазинов, интерпретирующие сообщение и при помощи этого же совещания и дают обратную связь директору.

На предприятии при организации коммуникационных сетей нужно учитывать специфику различных каналов и типов коммуникаций на каждом этапе коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационного процесса, а также выбор каналов и средств коммуникаций на предприятии осуществляются после проектирования организационной структуры, в соответствии со структурой менеджмента, принятой производственной программой и согласно выбранной сфере деятельности. Коммуникационные решения, которые содержат регламент коммуникационных процедур, необходимо устанавливать для каждого уровня иерархии менеджмента и доводить до конкретного должностного лица.

Модель процесса коммуникаций 

Модель процесса коммуникаций представлен на рисунке 1.

 
Рисунок 1 – Модель процесса коммуникаций

Цель коммуникационного процесса состоит в обеспечении взаимопонимания людей, которые участвуют в обмене информацией.

Формулирование идеи. С этого начинается всегда обмен информацией, а также с отбора информации для сообщения. Отправитель принимает решение о том, какую идею он хочет сообщить своему адресату. Это является очень важным в том случае, когда нужно добиться понимания всех работников в технологии решения задачи и решить задачу быстро.

Кодирование информации. Для того чтобы идея была понятна, отправителю необходимо при помощи специальных символов информацию закодировать для того, чтобы ей придать определенную форму.

В качестве таких символов могут быть использованы:

• жесты,
• интонации в голосе,
• графики,
• различные слова,
• рисунки.

Выбор канала связи и передача сообщения. Отправителем выбирается канал связи, который соответствует типу символов для того, чтобы закодированное сообщение было доставлено получателю.

В ряде случаев отправитель должен выбирать несколько каналов связи для того, чтобы быть уверенным в доставке сообщения получателю.

Декодирование и восприятие информации представляет собой процесс перевода символов из сообщения в мысли получателя данной информации.

Если символы, которые используются отправителем, для получателя имеют такое же значение, то он верно поймет смысл полученного сообщения и заложенную в данное сообщение идею.

Интерпретации сообщений. На данном этапе получатель и отправитель меняются местами: получатель выступает отправителем, вырабатывая свой ответ, который состоит из его интерпретации полученного сообщения.
Отправка (передача) подтверждения. Разработанный ответ передается по выбранному каналу связи получателю и процесс коммуникаций тем самым замыкается.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/menedzhment/kommunikatsionnyj-protsess-ponjatie-osnovnye-eleme/

Коммуникационный процесс

Рубрика: Лекции | Лекция 9

Коммуникация есть процесс, посредством которого некая идея передается от источника к получателю с целью изменить поведение получателя. Этим поведением могут быть знания, социальные установки, др. Когда руководитель отдает распоряжение, то он ждет, что распоряжение будет выполнено (хотя оно может быть и выполнено и не выполнено).

Выделяют следующие компоненты модели коммуникации (модель ИСКП): — источник (отправитель) – сообщение – канал — получатель.

Источник – это создатель сообщения, отправитель.

Сообщение – собственно информация, стимул, который источник передает получателю с помощью символов (кодирование и декодирование).

Канал – это средство (массовой информации, непосредственного общения), с помощью которого сообщение передается от источника к получателю, путь физической передачи сообщения.

Получатель – наиболее важный элемент коммуникационного процесса – лицо, которому информация предназначена.

Реакция получателя на сообщение – обратная связь – делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем отчетливее в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективней.

Этапы коммуникативного процесса: зарождение идеи — кодирование и выбор канала – передача – декодирование.

В теории менеджмента имеется понятие об эффекте (результате) коммуникации. Ему отводится особая часть исследований, из него складывается понимание эффективной коммуникации.

Существует три основных типа эффекта коммуникации, функционирующих последовательно:

— изменения в знаниях получателя;

— изменения установок получателя (представлений об объекте его действий);

— изменения явного поведения получателя сообщения.

Степень сходства пары «источник-получатель» называется гомофилией (более эффективна); различия – гетерофилией (менее эффективна).

Помехи и искажения в коммуникации обозначены как ее шум (избыточная информация, слишком громкий разговор, т.п.).

В процессе коммуникации образуются коммуникационные сети:

— сеть полной системы (тысячи индивидов);

— коммуникационная группа (от пяти до двадцати членов, иногда больше);

— личностная сеть (для одного индивида с другими индивидами; бывает радиальной и взаимосвязанной – индивид взаимодействует  с другими лицами, не контактирующими между собой и та, в которой все индивиды взаимодействую и между собой контактируют).

рис. Личностная сеть

Взаимосвязанные сети обладают малой информативной силой, но они более распространены, так как позволяют широко от группы к группе распространяться информации (через «связных» и «мостики»).  В слабой связи сила этих сетей.

Коммуникационный процесс обеспечивается информационными потоками (информационными процессами). Определяющее значение информационные процессы имеют для принятия решений.

Виды информационных процессов:

— целеполагание (выбор и информирование целей);

— планирование (предназначение для разработки планов);

— регулирование (обеспечивает нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану).

Документированная информация:

— сетевые или иные модели и карточки определения работ;

— оперативно-календарные планы (квартальные и месячные);

— ведомости материально-технического снабжения;

— оперативная информация о состоянии комплекта работ;

— результаты состояния комплекса работ;

— информация для оперативных совещаний;

— карточки – задания на выполнение оперативных решений;

— данные контроля за реализацией оперативных решений;

— недельно-суточный график производства;

— сводный недельно-суточный график обеспечения работ материалами, конструкциями, полуфабрикатами, средствами механизации, автотранспортом, рабочими кадрами;

— недельно-суточный график обеспечения средствами механизации и автомобилями для вунтриплощадных перевозок;

— недельно-суточный график работы механизмов и оборудования;

— недельно-суточный график автотранспортных перевозок.

Управленческая информация должна обладать следующими свойствами:

— полнотой и качеством;

— ценностью и полезностью;

— достоверностью и точностью;

— актуальностью, зависящей от ее возраста;

— плотностью;

— оперативностью и доступностью;

— частотой использования определенных видов информации.

Источник: http://live-management.ru/kommunikacionnyj-process.html