Kievuz

Принципы учета уникальных и особо ценных документов реферат

Принципы учета уникальных и особо ценных документов

Принципы учета уникальных и особо ценных документов реферат

Принципы учета уникальных и особо ценных документов

Обязанности по организации и проведению комплекса работ с особо ценными документамивозлагаются на отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, что закреплено в Положении об отделе и должностных инструкциях сотрудников отдела.

Учитывая особенности проведения данной работы, приказом директора создается рабочая группа, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников архива.

По мере необходимости, но не реже одного раза в год, проводятся заседания рабочей группы, на которыхрассматриваются и утверждаются итоги проделанной за год работы, обсуждаются возникшие проблемы и спорные вопросы.

Особо ценные документы могут быть выявлены и в ходе проведения других видов архивных работ (проверка наличия и физического состояния документов, описание документов, их рассекречивание). Выявленные в этих случаях документы также представляются на рассмотрение рабочей группы.

Список использованной литературы

1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

2.Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред.В.П.

Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. М., 2005.

Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации.

М., 2003.

Яковлев П.А. Архивное дело.

Учет и хранение особо ценных документов

3.1 Страховой фонд особо ценных документов

Учёт особо ценных документов (Приложение 3) ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел. На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.

Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.

Принципы учета уникальных и особо ценных документов курсовая работа

Для обеспечения длительной сохранности особо ценных документов на бумажной основе в хранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха +17 — +19 градусов, относительная влажность -50 -55%.

Хранилища должны быть оборудованы кондиционерами. Хранилища, стеллажи, коробки или упаковки с особо ценными делами должны подлежать обязательному ежегодному обеспыливанию.

Особо ценные дела хранятся, обособлено от остальных в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.

Заключение

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны.

В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп «Рассекречено».

При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними.

Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов.

Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса «с».

При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на секретном хранении, закрываются.

Принципы учета уникальных и особо ценных документов курсовая

В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные фонды, описи, единицы хранения обозначают индексом “с” (секретно), “сс” (совершенно секретно), “ов” (особой важности).

5.5.5.2. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов (приложение № 47).

Фонды, описи и единицы хранения, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения обозначаются индексом “сч” (секретно частично).

При рассекречивании всех единиц хранения по секретной описи опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса “с”, который зачеркивается на обложке и на титульном листе описи.

В 1983 году были изданы «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственном архиве». Эта книга до последнего времени была единственным изданием, наиболее полно освещающим данный вопрос о работе с особо ценными документами.

Задачами данной курсовой работы являются обобщить данные сведения, содержащиеся в источниках и учебной литературе об особо ценных документах.

Глава 1. Выявление особо ценных документов

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.

В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: “Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись”.

Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников (приложение № 35).

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе “Примечания” напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки “ОЦ”.

В других учетных документах отметка “ОЦ” проставляется к номеру фонда, номеру описи; она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.

5.5.5

Учет уникальных и особо ценных документов

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.

На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами.

Описание особо ценных документов

При описании документов дела указывается их копийность.

При описании особо ценных документов (Приложение 4) устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.

; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа.

Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы.

Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы.

Внимание

Выявление ОЦ документов, ихспециальный учет, описание и хранение осуществляется в целях обеспечения сохранности этих документов, создания страхового фонда, а в будущем – фонда пользования. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ1 определяет Архивный фонд Российской Федерации как «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающихматериальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению». Сосредоточив в своих архивохранилищах более 200 млн.

Стр.4).

Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.

Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» так же содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.

Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами.

Источник: http://plbarber.ru/printsipy-ucheta-unikalnyh-i-osobo-tsennyh-dokumentov/

2.1. Этапы и критерии экспертизы ценности  документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел11

б) при регистрации поступающих в учреждение документов

в) при направлении документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Третий этап – на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК – постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

Экспертиза не проводится:

при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Принципы экспертизы:

1) Историзма. Позволяет рассмотреть документ как продукт определенной эпохи

2) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.

3) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значим как в комплексе)

С учетом этих принципов разработана система критериев ценности документа. Критерий – признаки, на основании которых определена ценность документа.

Критерии бывают: универсальные – главные и специальные – вспомогательные. Они перечислены в правилах государственного архива. При отборе на постоянное хранение определены:

1) значимость учреждения, лица, деятельность, которая образует документ;

2) значимость содержания;

3) время и место создания;

4) юридическая сила документа;

5) подлинность и копийность документа;

6) дублентность/повторяемость документа;

7) поглощенность содержания документа;

8) физическое состояние документа.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Согласно части 2 статьи 25 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», архив вправе ограничивать  доступ к подлинникам особо  ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии принимает директор на основании Акта о неудовлетворительном физическом состоянии особо ценных документов, которое оформляется приказом.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

Источник: http://student.zoomru.ru/delo/principy-ucheta-unikalnyh-i-osobo/296790.3496346.s3.html

ovdmitjb

Add comment