Принципы учета уникальных и особо ценных документов
Принципы учета уникальных и особо ценных документов
Обязанности по организации и проведению комплекса работ с особо ценными документамивозлагаются на отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, что закреплено в Положении об отделе и должностных инструкциях сотрудников отдела.
Учитывая особенности проведения данной работы, приказом директора создается рабочая группа, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников архива.
По мере необходимости, но не реже одного раза в год, проводятся заседания рабочей группы, на которыхрассматриваются и утверждаются итоги проделанной за год работы, обсуждаются возникшие проблемы и спорные вопросы.
Особо ценные документы могут быть выявлены и в ходе проведения других видов архивных работ (проверка наличия и физического состояния документов, описание документов, их рассекречивание). Выявленные в этих случаях документы также представляются на рассмотрение рабочей группы.
Список использованной литературы
1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ
2.Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред.В.П.
Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.
Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. М., 2005.
Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации.
М., 2003.
Яковлев П.А. Архивное дело.
Учет и хранение особо ценных документов
3.1 Страховой фонд особо ценных документов
Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.
Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.
Принципы учета уникальных и особо ценных документов курсовая работа
Для обеспечения длительной сохранности особо ценных документов на бумажной основе в хранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха +17 — +19 градусов, относительная влажность -50 -55%.
Хранилища должны быть оборудованы кондиционерами. Хранилища, стеллажи, коробки или упаковки с особо ценными делами должны подлежать обязательному ежегодному обеспыливанию.
Особо ценные дела хранятся, обособлено от остальных в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.
Заключение
Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны.
В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп «Рассекречено».
При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними.
Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов.
При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на секретном хранении, закрываются.
Принципы учета уникальных и особо ценных документов курсовая
В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные фонды, описи, единицы хранения обозначают индексом “с” (секретно), “сс” (совершенно секретно), “ов” (особой важности).
5.5.5.2. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов (приложение № 47).
Фонды, описи и единицы хранения, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения обозначаются индексом “сч” (секретно частично).
При рассекречивании всех единиц хранения по секретной описи опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса “с”, который зачеркивается на обложке и на титульном листе описи.
В 1983 году были изданы «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственном архиве». Эта книга до последнего времени была единственным изданием, наиболее полно освещающим данный вопрос о работе с особо ценными документами.
Задачами данной курсовой работы являются обобщить данные сведения, содержащиеся в источниках и учебной литературе об особо ценных документах.
Глава 1. Выявление особо ценных документов
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.
В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения.
Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников (приложение № 35).
При отнесении документов к особо ценным в описях в графе “Примечания” напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки “ОЦ”.
В других учетных документах отметка “ОЦ” проставляется к номеру фонда, номеру описи; она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.
5.5.5
Учет уникальных и особо ценных документов
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.
На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами.
Описание особо ценных документов
При описании документов дела указывается их копийность.
При описании особо ценных документов (Приложение 4) устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.
; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа.
Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы.
Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы.
Внимание
Выявление ОЦ документов, ихспециальный учет, описание и хранение осуществляется в целях обеспечения сохранности этих документов, создания страхового фонда, а в будущем – фонда пользования. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.
№ 125-ФЗ1 определяет Архивный фонд Российской Федерации как «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающихматериальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению». Сосредоточив в своих архивохранилищах более 200 млн.
Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.
Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» так же содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.
Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами.
Источник: http://plbarber.ru/printsipy-ucheta-unikalnyh-i-osobo-tsennyh-dokumentov/
2.1. Этапы и критерии экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел11
б) при регистрации поступающих в учреждение документов
в) при направлении документа в дело
Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством
Третий этап – на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение
Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.
ЭК и ЭПК – постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.
Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.
Экспертиза не проводится:
при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;
в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.
Принципы экспертизы:
1) Историзма. Позволяет рассмотреть документ как продукт определенной эпохи
2) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.
3) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значим как в комплексе)
С учетом этих принципов разработана система критериев ценности документа. Критерий – признаки, на основании которых определена ценность документа.
Критерии бывают: универсальные – главные и специальные – вспомогательные. Они перечислены в правилах государственного архива. При отборе на постоянное хранение определены:
1) значимость учреждения, лица, деятельность, которая образует документ;
2) значимость содержания;
3) время и место создания;
4) юридическая сила документа;
5) подлинность и копийность документа;
6) дублентность/повторяемость документа;
7) поглощенность содержания документа;
8) физическое состояние документа.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
Согласно части 2 статьи 25 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», архив вправе ограничивать доступ к подлинникам особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Решение о признании особо ценных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии принимает директор на основании Акта о неудовлетворительном физическом состоянии особо ценных документов, которое оформляется приказом.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.
Источник: http://student.zoomru.ru/delo/principy-ucheta-unikalnyh-i-osobo/296790.3496346.s3.html
Add comment