Технология автоматизации бухгалтерского учета

Автоматизация бухгалтерского учета – системы и программы, этапы внедрения и особенности обслуживания

Управление предприятием на современном этапе нельзя представить без внедрения автоматизированных информационных систем.

Компьютерные технологии не только повышают эффективность работы, но и снижают вероятность допущения ошибок.

Программы по автоматизации бухгалтерского учета не стали исключением, поскольку такие системы помогают правильно вести бухгалтерию предприятия и формировать налоговую отчетность.

Что такое автоматизация бухгалтерского учета

В простом понимании автоматизация бухучета представляет собой установку специально разработанного программного продукта на компьютер с целью перевода всей бухгалтерии в автоматизированный режим.

Внедрение компьютерных технологий позволяет анализировать и планировать деятельность организации, а использовать программные продукты могут как бухгалтеры, так и другие сотрудники предприятий благодаря их универсальности.

Повышение производительности труда за счет сокращения бумажной работы и расчетов в ручном режиме – основная цель внедрения автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях разных форм собственности.

Компьютерные программы помогают снизить производственные расходы, снизить вероятность возникновения ошибок из-за ввода информации из разных источников.

Если говорить о задачах, которые ставятся перед программой, следует обозначить следующие из них:

• подготовка первичной документации;
• настройка операций бухгалтерской и управленческой направленности под нужды конкретной организации;
• создание необходимого количества планов-счетов;
• ведение учета различных электронных форм;
• формирование необходимой отчетности.

Использование программного обеспечения исключает так называемый «человеческий фактор», упорядочивая бухучет.

Автоматизация бухгалтерского учета помогает исключить большое число ошибок, повысить оперативность и экономичность работы отдела бухгалтерии.

Создание интегрированной АИС является важнейшим шагом для оперативного получения информации, так необходимой для эффективной работы всей организации.

Упорядочение и структурирование бухгалтерского учета

Компьютеризация бухгалтерской деятельности облегчает труд работников за счет того, что вся информация имеет определенный порядок и структурирована по разделам.

Если раньше для поиска либо выемки нужных данных надо было затратить большое количество времени и человеческих ресурсов, то в автоматизированном режиме этот процесс занимает считанные секунды, причем получить информацию можно в любом разрезе, а затем распечатать, сохранить или же отправить ее по электронной почте.

Раскрытие аналитических данных для целей управленческого учета

Внедряя автоматизированный учет, все имеющиеся данные можно использовать в разных сферах деятельности предприятия, в том числе для аналитики с целью дальнейшей корректировки политики организации.

Это непосредственно относится и к управленческому учету, поскольку своевременно принятые меры способствуют не только стабильному развитию предприятия, но и недопущению ошибок, приводящих к плачевным последствиям.

Снижение количества ошибок

Если при работе в ручном режиме можно допустить ряд ошибок, причем без какого-то злого умысла, а по невнимательности, то автоматизация помогает если не исключить, то свести к минимуму такие инциденты.

Подача достоверной информации в контролирующие органы избавит организацию от уплаты штрафов, ведь любая ошибочная информация воспринимается проверкой как сокрытие истинных фактов, а не рассматривается как недочет со стороны бухгалтера.

Оперативность ведения первичного учета

К документам первичного учета относятся бумаги, которые способны подтвердить осуществление сделок (платежные поручения, кассовые ордера, накладные расходы). Первичная документация является важной составляющей бухучета, поскольку она обязательно запрашивается налоговиками для проверки и тщательного изучения. Кроме того, она служит доказательной базой в судебных тяжбах.

При ведении бухучета на бумажных носителях часто запаздывали с внесением данных по первичным проводкам. Внедрение автоматизации помогло избавиться от этой проблемы, ведь вся работа выполняется оперативно и в кратчайшие сроки. Кроме этого, такой подход поспособствовал подготовке квартальных и годовых отчетов с предоставлением их без просрочек.

Доступность единой информационной базы

Автоматизация бухгалтерского учета неразрывно связана с автоматизацией других производственных процессов на предприятии.

Это позволило создавать единые базы, доступ к которым можно осуществлять с любого рабочего компьютера, представленного в системе в виде АРМ (автоматизированного рабочего места).

Специалисту нет необходимости изыскивать формы внутренней отчетности или необходимые показатели, обращаясь к другим работникам. Все данные заносятся и хранятся в системе.

Оптимизация расходов предприятия на содержание штата бухгалтеров

Большие объемы рутинной бумажной работы требует от специалистов внимательности, что приводит к увеличению сроков их исполнения. Это может стать причиной задержек, срывов сроков и неисполнения определенных бухгалтерских операций.

Приходится нанимать новых работников, увеличивая расходы на оплату труда, организацию рабочего места.

Автоматизация бухгалтерского учета сокращает время на выполнение ряда операций, разгружая работников сектора бухгалтерии и исключая чрезмерное раздувание штата.

Системы автоматизации бухгалтерского учета (САБУ)

Под системой автоматизации бухучета следует понимать определенную компьютерную программу, которая предназначена для бухгалтерского или фискального учета.

Ее внедрение может осуществляться на предприятиях, применяющих общую любо упрощенную систему налогообложения. Для должного функционирования предприятия САБУ должны обладать расширенными возможностями, которые не ограничиваются лишь бухгалтерскими функциями.

В зависимости от сложности ведения бухучета и его объемов системы автоматизации можно объединить в следующие классы:

• персональные («Домашняя бухгалтерия», Quicken, Microsoft Money, KMyMoney);
• для малых или средних предприятий (1С:Предприятие, БЭСТ, Парус, Microsoft Dynamics NAV);
• для крупных предприятий (SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика»);
• для банков либо кредитных организаций (Диасофт, ЮниСАБ, Инверсия, Новая Афина).

Персональные системы

В связи с повышением финансовой грамотности населения и использованием домашней бухгалтерии стали пользоваться популярностью персональные системы. Основные требования, которые к ним предъявляются, это:

• простота использования за счет создания специальных таблиц;
• настройка для домашнего использования;
• небольшая цена либо полностью бесплатное использование;
• простая аутентификация;
• возможность хранения данных на облачных ресурсах;
• закрытый формат базы данных;
• простые средства анализа и генерации отчетности.

Автоматизация бухгалтерии на малых и средних предприятиях

Программные продукты, предназначенные для использования на предприятиях малого и среднего бизнеса, аккумулируют в себе функции, необходимые не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и использования в разных сферах деятельности предприятия. Они должны соответствовать ряду требований:

• подготовка отчетности для госорганов;
• регулярное обновление текущей версии и соответствие ее нормативным актам;
• возможность использования с нескольких АРМов;
• автоматизация расчетов по заработной плате, выплате налогов, учета материально-технических ценностей;
• наличие отдельных модулей для узкоспециализированной направленности (управление товарооборотом, закупки оборудования).

Комплексные интегрированные САБУ для крупных предприятий

На предприятиях-гигантах применяют EPR-системы, которые помогают автоматизировать не только бухучет, но и все производство (управление, планирование, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства).

При внедрении систем для планирования ресурсов предприятия (так переводится аббревиатура) создается единая база данных, где аккумулируется данные, применимые для разных подразделений организации.

Из отечественных систем можно выделить БОСС, МАГНАТ, Кх3, а среди популярных зарубежных аналогов – SAP R/3, MANMAN/X, TRITON.

Финансово-аналитические программы для управленческих целей

Бухгалтерская работа требует аналитической обработки полученной информации, что привело к появлению на рынке финансово-аналитических программ. При помощи математических методов происходит анализ финансового состояния субъекта хозяйствования и результатов его деятельности. Все программы можно разделить на два класса:

• системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
• системы для работы с инвестиционными проектами.

Критерии выбора программы автоматизированного учета

Перед покупкой нужно обратить внимание на ряд особенностей, которые помогут использовать программу более эффективно:

• надежность и защищенность от вероятных сбоев. Программы должны бесперебойно функционировать, а в случае повреждения оперативно возобновляться;
• простота и доступность в процессе эксплуатации. Пользовательский интерфейс программы должен быть адаптивным, не вызывать сложностей при ознакомлении или работе;
• многофункциональность и возможность настройки требуемых параметров. База должна работать так, чтобы ее легко можно было адаптировать под потребности отдельно взятого предприятия, а наличие функциональных возможностей выполнять все необходимые действия.
• наличие единой базы данных с логической увязкой параметров. Все структурные подразделения должны иметь доступ к данным для использования их в своей работе.
• высокая пропускная способность. Этот параметр обуславливается тем, что в процессе работы в базу заносится большое количество информации, которая должна своевременно обрабатываться и храниться.

Приобретаемые САБУ должны способствовать качественному ведению бухгалтерского учета, быть удобными и надежными, без ошибок осуществлять расчеты, перенос данных из одной формы в другую, накопление итогов.

Для того чтобы обеспечить эти параметры, система должна иметь единую базу данных текущих и архивных материалов или выдавать необходимые ведения по запросам пользователей.

Фактическая себестоимость (без учета обслуживания) хорошего программного продукта немала, так как разработка модулей трудоемка и требует привлечения специалистов высокой квалификации.

Автоматизация учета на предприятии – этапы внедрения

Автоматизация бухгалтерского учета – процесс трудоемкий, занимающий немало времени.

Если посмотреть на него с финансовой точки зрения, то можно увидеть, что покупка программного обеспечения значительно превышает затраты, связанные с приобретением техники, необходимой для полноценного функционирования системы.

Внедрение можно осуществлять при помощи разработчиков, сторонних организаций либо своими силами, но в последнем случае можно столкнуться с рядом проблем.

Подготовительный

Для того чтобы автоматизация бухгалтерского учета заработала во всю мощь, необходимо осуществить несколько этапов, первый из который является подготовкой. Он состоит из следующих шагов:

1. оптимизация бухучета. АИС являются универсальными, поэтому легко адаптируются под работу любых предприятий при правильности настройки всех параметров. Для этого нужно провести полный анализ существующей системы бухучета на предприятии и выявить слабые моменты для последующей их ликвидации.
2. выбор масштабов автоматизации и очередность внедрения. Данный процесс имеет большую актуальность, поскольку автоматизация осуществляется этапами, начиная с ведения главной книги, бухгалтерского баланса, оборотных ведомостей, журнала хозопераций, карточек синтетического счета, расчета налогов и составления отчетности.
3. постановка задачи. Суть его заключается в определении необходимого функционала для нужд отдельно взятой организации, чтобы не платить за модули, использование которых осуществляться не будет. При типовых конфигурациях система будет выдавать первичную документацию, регистры, данные для внутренних нужд компании, отчетность и расчеты по избранным платежам.
4. приобретение программного обеспечения и необходимой техники. Только после прохождения всех вышеописанных шагов можно выбрать АИС для бухгалтерского учета, которая по всем параметрам будет подходить юридическому лицу и эффективно работать на протяжении долгого времени.

Внедрение системы автоматизированного учета

Для того чтобы процесс автоматизации бухгалтерского учета прошел как можно гладко и без особых проблем, необходимо тщательно продумать возможные проблемы на каждой стадии подготовки и по возможности исправлять недочеты или же осуществлять дополнительные доработки на самых первых этапах внедрения АИС. Помимо этого нужно осуществить ввод реквизитов компании, данные о руководстве, главном бухгалтере.

На этапе внедрения выполняется подготовка технических, программных, информационных средств к работе, заполнение базы данных, корректировка плана счетов (их добавление, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета), ввод остатков, установка расчетного периода. Сам же процесс выглядит следующим образом:

1. ввод параметров настройки плана счетов, который был определен при оптимизации учета и в полном соответствии со спецификой организации (регистрация движения складских ценностей, выпуск продукции, управление персоналом);
2. настройка для предприятия типовых проводок, выбор которых напрямую связан с финансово-хозяйственной деятельностью субъекта;
3. ведение форм первичной документации, выбор которых был сделан по критериям постановки задачи;
4. настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности с возможностью осуществлять автоматический расчет данных каждый квартал.

Особенности текущего обслуживания

На первых порах могут случаться сбои в работе программного обеспечения ввиду особенностей как самого процесса ведения бухгалтерского учета в организации, так и самого ПО. При покупке продукта предприятию целесообразно заключать договоры абонентского сопровождения.

В таком случае специалисты своевременно будут реагировать на проблемы, возникшие при использовании базы, оперативно устраняя их.

Иногда вопросы, связанные с автоматизацией, можно решать и собственными силами, если в штате есть специально обученные люди и получено одобрение компании-разработчика.

Источник: https://onlineadvice.ru/4552-avtomatizatsiya-buhgalterskogo-ucheta.html

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

Бухгалтерия  |22 Июн 2016  |  11959

В процесс управления предприятием все интенсивнее внедряются автоматизированные информационные системы (АИС). Такая тенденция последних лет охватывает все отрасли хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет тоже стал объектом автоматизации.

Причина в организации его документооборота: он формализованнее, а способы и методы систематизации данных унифицированнее, чем у прочих структурных элементов любой компании. Применение АИС расширяет горизонты эффективности бухгалтерского учета, а автоматическое выполнение стандартных задач лишь улучшает качество его ведения.

Информационные технологии разрабатываются для всех юридических лиц, включая ИП, а окончательный выбор зависит от задач и интенсивности хозяйственной деятельности компании. С их помощью сведения подаются быстро и в удобном для восприятия виде, ускоряется обмен информацией, повышается презентабельность итоговых отчетов.

АИС позволяют выйти на новый, более эффективный уровень ведения бухгалтерского учета юридических лиц, улучшая его, в зависимости от решений руководства, целиком или отдельными аспектами.

Наши бухгалтерские услуги позволяют выявить проблемные мест учета и позволяют избежать оснований для привлечения ответственности. Быстрые, эффективные и законные способы.

Преимущества автоматизации бухгалтерского учета

Классическое ведение бухгалтерского учета – тяжелый монотонный труд, включающий последовательность вычислительных операций, неоднократное повторение одинаковых действий и систематизацию сведений.

Использование АИС позволяет мгновенно отображать любую информацию о всей хозяйственной деятельности компании и прочей документации. Компьютерные технологии исключают арифметические ошибки и неточности, допущенные по невнимательности.

Программа не заменяет специалиста полностью, но заметно экономит время, обеспечивая условия профессионального и оперативно ведения учета.

Несмотря на широчайший выбор, российские руководители предпочитают отечественный продукт, адаптированный к условиям непредсказуемого изменения законодательной базы.

Для успешной автоматизации бухгалтерского учета необходимо ясно понимать, что этот процесс собой представляет. Вопреки устоявшемуся мнению, он не является способом дистанционной передачи отчетной документации в контролирующие органы или хранением архива на жестком диске компьютера.

Автоматизация – это рост эффективности и повышение качества ведения бухгалтерского учета юридических лиц. Лишь правильная постановка задачи позволит запустить процесс и достигнуть желанной цели.

В ином случае, бухгалтерский труд станет еще тяжелее, поскольку к привычным обязанностям добавится необходимость ввода информации в компьютер, а затраты на программное обеспечение не окупятся вовсе.

1. Упорядочение бухгалтерского учета. Ручная выборка оборотов по одному из многочисленных субсчетов занимает несколько часов. Автоматизация позволяет получить ее нажатием двух клавиш вывода данных на экран и распечатки.
2. Увеличение объема исходных данных для принятия взвешенных управленческих решений. Бухгалтерская программа выдает аналитику по счетам в нескольких разрезах.
3. Уменьшение количества ошибок. Ключевой фактор, поскольку сокращает размер издержек по оплате пеней и штрафов, чья причина в небрежности и невнимательности.
4. Оперативность. При традиционном учете специалисты вынуждены делать проводки с задержкой, вызванной большим объемом первичной документации. В этой же связи квартальная и годовая отчетность сдается в крайний срок. С введением АИС уважительных причин для опоздания не остается.
5. Экономичность. Практика показала, что обновление старых бухгалтерских параметров, среди которых форма первичных документов, план и типовая корреспонденция счетов, позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица без применения рискованных и противозаконных схем.
6. Распределение информационной базы. Большие компании часто имеют сложную структуру своих представительств и подразделений (магазины, филиалы, склады, пункты приема заказов), не объединяемых локальной сетью. АИС обеспечивают условия работы с разрозненными информационными базами, созданными с учетом структурной специфики юридического лица, а также обеспечивают:

• полную или частичную синхронизацию данных,
• индивидуальный подход и способ для изменения параметров,
• большое количество автономных информационных баз,
• настройку структуры синхронизируемых сведений.

Отсутствие перечисленных преобразований в компании сигнализирует о псевдоавтоматизации, и означает, что персонал не освоил преимущества современных технологий. Последствия этого удручающи – работы становится все больше, а начальство справедливо негодует, не понимая, зачем были израсходованы деньги на компьютерное оборудование, программное обеспечение и его внедрение.

Критерии выбора программы по автоматизации бухгалтерского учета

В нынешних условиях рыночной экономики руководителям приходится контролировать все финансово-хозяйственные аспекты функционирования компании.

Опираясь на результаты обработки информации, принимаются те или иные управленческие решения, взвешенность которых зависит от качества систематизирования исходных данных. Отсутствие достоверных сведений может привести к серьезным убыткам организации.

Поэтому крайне важно выбрать качественное, отвечающее всем требованиям компании программное обеспечение.

Существует несколько основных критериев выбора оптимальной и недорогой бухгалтерской программы:

1. Простота в освоении и эксплуатации. Существенная технологическая нагрузка на сотрудников бухгалтерии зачастую не оставляет им времени на дополнительное образование или компьютерные курсы. Программа должна обладать интерфейсом с достаточным уровнем адаптивности и интуитивно понятными правилами работы в ней. Полезные информационные технологии облегчают, а не усложняют бухгалтерский труд.
2. Логико-арифметическая увязка параметров. Критерий обеспечения целостности базы данных, а также достоверности и полноты сведений отчетной документации.
3. Пропускная способность. Обуславливается сравнительно большим объемом входящих сведений, необходимостью их своевременной обработки, передачи и хранения.

Хорошая АИС позволяет качественно вести учет независимо от масштаба и программно-аппаратной платформы. Она надежна в эксплуатации. Под этим понимается ее защищенность от вероятных сбоев и неумышленной порчи информации.

Важно, чтобы поврежденная база оперативно восстанавливалась, а функционирование системы быстро возобновлялась. От того, какой репутацией обладает фирма-производитель, зависит уровень гарантийного сервисного обслуживания.

Необходимо помнить то, что за советом придется обратиться не один раз.

В техническом плане бухгалтерские программы должны, как минимум, правильно выполнять арифметические расчеты, заполнять и распечатывать первичную и отчетную документацию, корректно переносить сведения из одной печатной формы в другую, и предоставлять доступ к архивным сведениям предыдущих месяцев.

Подготовка к внедрению АИС

Подготовка к автоматизации бухгалтерского учета начинается задолго до внедрения программного обеспечения (ПО), и объединяет несколько этапов:

1. Оптимизация.
2. Определение ее масштаба.
3. Выбор задачи.
4. Приобретение ПО и соответствующей техники.

Оптимизация

Современные АИС весьма восприимчивы к специфике компаний. Для их настройки необходимо лишь правильно определиться с исходными параметрами. Перед приобретением ПО осуществляется полный анализ системы бухгалтерского учета компании:

• план счетов,
• используемый анализ,
• первичная документация,
• форма учетных регистров.

По ходу оптимизации выявляются слабые места для увеличения эффективности системной работы в будущем. Большинство фирм, внедряющих АИС, не уделяет этому этапу должного внимания, и переносят старые проблемы в обновленную среду.

Определение масштаба автоматизации

На втором этапе подготовки выясняется объем автоматизации бухгалтерии и порядок переноса в электронную базу выбранных разделов учета. Вопрос актуален лишь для больших организаций, поскольку малые компании сразу предоставляют всю информацию о делах фирмы.

Постановка задачи

Заключается в определении списка документов и регистров, нужных юридическому лицу, которые будет предоставлять автоматизированный бухгалтерский учет, а также требований к ним.

При стандартных настройках АИС выдает:

• первичную документацию,
• регистры,
• данные для внутренних нужд фирмы,
• бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и прочим платежам.

Выбор ПО и техники

Итоги оптимизации, порядок и масштаб автоматизации, постановка задачи – необходимые условия окончательного выбора бухгалтерской программы. В другом случае может случиться, что приобретенная ранее АИС не обладает нужными функциями для эффективной обработки данных. Это чревато незапланированными тратами на новую программу.

Вопрос выбора техники не включен в бухгалтерские обязанности, однако весьма важен для всех. Компьютер выбирается по следующим критериям:

• установленное бухгалтерское ПО. Для одних АИС требуется больше ресурсов, другим меньше. Для сетевых информационных технологий компьютер должен быть мощнее,
• количество операций. Чем интенсивнее хозяйственная деятельность компании, тем больше проводок вводится в ПО. Обработка большого объема данных требует значительных ресурсов, следовательно, на большом предприятии должен быть компьютер помощнее.

Запуск процесса автоматизации бухгалтерского учета

Полноценное прохождение подготовки к внедрению АИС может означать лишь одно – компания готова выйти на более высокий уровень своего развития.

Когда программное обеспечение приобретено, решены все технические вопросы, можно приступать к работе с ней. Внедрение осуществляется собственными силами или с помощью специализированной сторонней организации.

Второй вариант дороже, однако стоит того, поскольку требует сравнительно много времени и усилий квалифицированных и опытных мастеров.

В целом, стандартная процедура внедрения выглядит следующим образом:

1. Ввод параметров настройки плана счетов, выбранного по итогам оптимизации учета, в результате постановки задачи, ориентируясь на общую специфику организации.
2. Настройка стандартных для фирмы проводок. Их выбор тоже зависит от параметров хозяйственной деятельности компании.
3. Введение форм первичной документации, определяемых по критериям постановки задачи.
4. Настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности так, чтобы она формировалась автоматически ежеквартально.

При завершении настройки проводится тестирование, по результатам которого следует приступить к выполнению работы.

Прогресс сделает свое дело, а время внесет свои коррективы:

• бывает, что вид хозяйственной деятельности фирмы меняется, что обязательно влечет за собой перенастройку плана счетов, форм первичной документации или автоматических проводок стандартных операций фирмы,
• временами меняются формы бухгалтерской и налоговой отчетности. В этой связи приходится донастраивать их на новый лад. Как правило, фирмы-производители отслеживают подобные нововведения и своевременно предлагают своим клиентам новые бланки. Такой оперативности, впрочем, не приходится ждать в регионах, поскольку московские разработчики не могут отследить все изменения на местных уровнях.

Эта обязанность ожидаемо возлагается на бухгалтера, который несет прямую ответственность за достоверность и правильность подачи соответствующей отчетной документации в контролирующие государственный органы. Освоение нехитрых приемов работы в АИС дает дополнительный импульс для развития его карьеры и повышения уровня квалификации.

Решение любых проблем с ведением бухгалтерского учета с помощью опытных экспертов нашей компании. Решаем даже самые сложные случаи в кратчайшие сроки.

Источник: https://xn--80ajpfhbgomfh1b.xn--p1ai/blog/buhgalteriya/avtomatizaciya-buhgalterskogo-ucheta/